Skuteczna komunikacja z klientami i kontrahentami wymaga dzisiaj technologii, które zapewni stabilną łączność na odległość. Na popularności zyskują systemy telekomunikacyjne VoIP, które umożliwiają wykonywanie połączeń telefonicznych z użyciem łącza internetowego. Aby ograniczyć koszty, warto postawić na wirtualną centralę i technologię VoIP, jako podstawę telekomunikacji w firmie.
Czym jest wirtualna centrala?
Wirtualna centrala jest systemem telekomunikacyjnym oferowanym w formie abonamentu, który zapewni dostęp do telefonu nawet dużej grupie pracowników. Doskonale sprawdzi się w przypadku małych i średnich firm, które szukają sposobów na ograniczenie wydatków, gdyż rozwiązanie to pozwala na budowę nawet rozległej infrastruktury przy napiętym budżecie.
Systemy te są łatwo skalowalne, a tym samym opłacalne również w przypadku największych przedsiębiorstw. Dzięki efektowi skali, mocno odczuwają one oszczędności, jednak nawet niewielkie firmy mogą w znaczący sposób zredukować swoje wydatki na telefony. Dzięki wirtualnej centrali, każdy pracownik zyska dostęp do telefonu, w cenie odpowiedniej dla firmy każdej wielkości.
Wirtualna centrala jest usługą świadczoną w pełni przez Internet. Aby z niej skorzystać, wystarczy jedynie dostęp do sieci i komputer lub dowolne inne urządzenie do rozmów. Zarządzanie telefonami oraz połączeniami odbywa się za pośrednictwem webowego interfejsu obsługiwanego przez przeglądarkę internetową. W ramach tego typu usług możemy skorzystać między innymi z funkcjonalności takich jak:
- ustawianie menu sterowanego klawiaturą telefonu (IVR),
- dodawanie i usuwanie numerów wewnętrznych,
- poczta głosowa,
- przekierowywanie połączeń,
- gromadzenie szczegółowych statystyk,
- nagrywanie rozmów.
Oszczędności z wirtualną centralą
Większość nabywców tego rozwiązania to małe i średnie firmy. Wirtualna centralka dla nich to przede wszystkim metoda budowy taniej infrastruktury telekomunikacyjnej dla pracowników biurowych lub zdalnych, których stacjonarny charakter pracy nie wymaga telefonii mobilnej. Jest ona także niezbędna dla osób pracujących z telefonem dużo (sprzedawców i pracowników obsługi), wymagających dodatkowych funkcji VoIP (wykorzystywanych w infoliniach dla firm lub recepcjach).
Większość oszczędności wynika z możliwości do ograniczenia kosztów stałych, tzn. nie płaceniu za usługi, które na danym stanowisku pracowniczym nie są potrzebne. Mobilnego Internetu potrzebują faktycznie tylko osoby pracujące w terenie, lub które muszą być dostępne w ponadnormatywnych godzinach (kadra menadżerska). W przypadku większości stanowisk w firmie, gdzie ogromna większość połączeń (ponad 80%) to rozmowy przychodzące – wystarczy dostęp do telefonu.
Abonamenty dostawców wirtualnej centrali są dedykowane firmom. W efekcie koszty w przeliczeniu na jednego pracownika są dość niskie.
Co więcej, telefonia VoIP może być obsługiwana przez różne sprzęty, w tym przez zwykłe komputery z darmowym oprogramowaniem do dzwonienia typu softphone. Aplikacje VoIP znajdziemy również na smartfonach, a nawet najbardziej zaawansowane sprzęty dedykowane do telefonii IP są konkurencyjne cenowo względem smartfonów.
Dla części pracowników tani (mniej niż 50 zł) zestaw słuchawek z mikrofonem do firmowego komputera będzie zupełnie wystarczającym rozwiązaniem. Innych można zaopatrzyć w telefony VoIP, które tak czy owak będą tańsze od smartfonów, a które funkcjonalnie są doskonałe dla recepcji czy sekretariatów.
Do tego wirtualna centrala jest bardzo elastycznym rozwiązaniem. Większość połączeń w firmach to rozmowy przychodzące, kierowane szczególnie do działów sprzedaży i obsługi. Nie każdy pracownik potrzebuje płaskiej taryfy i dodatkowych usług, które nie odpowiadają na potrzeby jego stanowiska pracy. VoIP pozwala na inteligentne dopasowanie oferty do faktycznych potrzeb firmy, w rezultacie redukując wydatki na zbędne zasoby.
To sprawia, że rozwiązania VoIP i wirtualne centrale telefoniczne mogą sprawdzić się tak samo dobrze w mniejszych, jak w większych firmach. Choć z tego typu systemów korzystają obecnie głównie największe instytucje i organizacje, również niewielkie przedsiębiorstwa mogą osiągnąć spore korzyści i oszczędności.
Podsumowanie
Wirtualna centrala to sposób na oszczędności i usprawnienie komunikacji. Dzięki elastyczności tych systemów VoIP możliwe jest zbudowanie systemu, który umożliwi każdemu dzwoniącemu klientowi szybkie, łatwe i klarowne połączenie z wybranym działem. W efekcie pracownicy będą mogli skuteczniej wykonywać swoje zadania.
