DMS (Document Management System) to rodzaju oprogramowania służącego do zarządzania dokumentami w formie elektronicznej. Celem wdrożenia systemu DMS do obiegu dokumentów jest pomoc firmom w zmniejszeniu formalności i związanych z tym wydatków, a także w zwiększeniu produktywności.

Główne korzyści systemu DMS

Poniżej wymieniliśmy kilka z głównych funkcji i korzyści systemów obiegu dokumentów, które mogą Cię zainteresować.

– Swobodny przebieg dokumentów do odpowiedniej osoby, w odpowiednim czasie

Dokumenty przepływając przez proces w systemie obiegu dokumentów, nie giną, ponieważ nie są przekładane z biurka na biurko. Zaawansowany system zbiera dane w procesie mówiące między innymi o tym, kto i kiedy otworzył dokument i jego załącznik, czy ta osoba podjęła jakieś działanie związane z dokumentem, np. gdzie został dalej przekazany i ile czasu nad nim pracowała. Dzięki temu łatwo uniknąć niedopilnowanych terminów, czy też konfliktów.

– OCR-owanie i archiwizacja dokumentów

OCR – Optical Character Recognition to dodatkowa funkcja, w którą wyposażone są tylko niektóre systemy obiegu dokumentów. OCR jest bardzo przydatny w przypadku wprowadzania do systemu skanów dokumentów. OCR automatycznie rozpoznaje treść na dokumentach i umożliwia wyszukiwanie pełnotekstowe. Jest to wyjątkowo przydatne przy archiwizacji dokumentów, gdy chcemy wyszukać dokument po słowach kluczowych w nim zawartych.

– Integracja z innymi systemami

Elektroniczny obieg dokumentów może zostać zintegrowany z innymi systemami, bądź procesami w systemie, którego jest częścią. Obieg faktur, umów, zamówień, dokumentów kadrowych – to tylko kilka z przykładów dokumentów, które mogą zostać włączone w bardziej złożone procesy w systemie workflow.

– Zwiększenie produktywności

Kluczowa korzyść z implementacji systemu elektronicznego obiegu dokumentów wiąże się ze zwiększeniem produktywności. Szybsze odbieranie plików, oznacza szybsze dostarczanie wyników. Zaoszczędzone zasoby (czas pracowników, budżet) mogą zostać skierowane w inne obszary działalności firmy lub rozwoju pracowników. Co więcej, system obiegu dokumentów/DMS może zwiększyć satysfakcję z pracy, w związku z odciążeniem pracowników od nudnych, powtarzalnych zadań (np. ręcznego przepisywania treści z dokumentu papierowego do komputera). Warto również wspomnieć, że pracownicy coraz częściej oczekują od pracodawców zapewnienia odpowiednich technologii, jak np. systemy DMS, ponieważ stają się one standardem wśród konkurencyjnych firm.

– Zachowanie poufności i przestrzeganie regulacji

Przechowywanie dokumentów, zwłaszcza tych zawierających dane osobowe, wiąże się z przestrzeganiem wielu regulacji. Dostawca systemu powinien móc to zagwarantować, dlatego warto sięgać po firmy wdrożeniowe z doświadczeniem na lokalnym rynku.

Większość systemów DMS oferuje kontrolę nad dostępem do plików. Firma może dokładnie określić i nadać uprawnienia użytkownikom, którzy mogą tylko przeglądać konkretne dokumenty, i którzy mogą je edytować.

– Dostęp zdalny

W ostatnich latach praca zdalna stała się standardem dla wielu firm. Pracownicy przebywają w wielu lokalizacjach, czy to na home-office, czy podróżując, lub będąc w delegacji. Przesyłając dokumenty mailowo, narażamy się na spore ryzyko, że dokumenty nie zostaną otworzone, przeczytane, a może nawet dostarczone.

Jeśli Twoi pracownicy pracują w różnych lokalizacjach, koniecznie rozważ wdrożenie systemu obiegu dokumentów znajdującego się w chmurze. Dzięki temu Twoi pracownicy będą mieli do niego dostęp z poziomu przeglądarki webowej (niektóre systemy oferują również aplikacje mobilne!).

– Oszczędności w budżecie

Mimo że wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w Twojej firmie będzie wymagało nakładów pieniężnych na zakup i wdrożenie systemu, na dłuższą metę możesz naprawdę sporo zaoszczędzić. Przede wszystkim przez skrócenie czasu procesowania dokumentów – w niektórych firmach jest to nawet kilka etatów oraz zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu, czy jak wcześniej wspomnieliśmy niedopilnowania terminów.