Jak zatrudnić pracownika w firmie jednoosobowej?

Planujesz pierwszy etat w swojej firmie i nie wiesz od czego zacząć? Z tego artykułu dowiesz się, jak zatrudnić pracownika w JDG krok po kroku. Poznasz też najważniejsze konsekwencje podatkowe i ubezpieczeniowe takiej decyzji.

Czy w jednoosobowej działalności można zatrudnić pracownika?

Jednoosobowa działalność gospodarcza brzmi tak, jakby wszystko trzeba było robić samemu. W praktyce właściciel JDG może zatrudniać inne osoby i budować mały zespół. Z punktu widzenia prawa pracy traktowany jest jak każdy inny pracodawca, niezależnie od tego, że formalnie prowadzi „firmę jednoosobową”.

Przedsiębiorca wykonuje działalność we własnym imieniu i ponosi pełną odpowiedzialność, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by część zadań przejęli zatrudnieni ludzie. Wraz z pierwszym etatem zmienia się jednak Twoja rola – z samodzielnego wykonawcy stajesz się także pracodawcą, który musi pilnować ZUS, podatku, BHP i dokumentacji pracowniczej.

Jakie formy zatrudnienia są możliwe w JDG?

Właściciel JDG może stosować takie same umowy jak duże spółki. Wybór formy zatrudnienia zależy od charakteru współpracy, stabilności zleceń oraz poziomu ryzyka, jaki jesteś gotów przyjąć. Każda z opcji niesie inne obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego.

W praktyce najczęściej w JDG stosuje się:

• umowę o pracę,
• umowę zlecenia,
• umowę o dzieło,
• współpracę B2B z innym przedsiębiorcą.

Osobnym wariantem są stażyści i praktykanci, których także możesz przyjąć do swojej firmy. Daje to szansę na wdrożenie młodszych osób w branżę i stopniowe budowanie zespołu przy niższych kosztach niż w pełnym etacie.

Jak forma opodatkowania wpływa na zatrudnianie?

To, jak rozliczasz podatki z JDG, ma duży wpływ na sposób zatrudniania. Przy karcie podatkowej przepisy ograniczają zarówno liczbę etatów, jak i typ umów. Z kolei przy ryczałcie ewidencjonowanym czy zasadach ogólnych możesz elastyczniej dobierać formy współpracy, ale inaczej liczysz opłacalność zatrudnienia.

Najważniejsze zasady wyglądają tak:

Jeśli korzystasz z karty podatkowej, zatrudnienie szóstego pracownika albo zawieranie umów cywilnoprawnych może spowodować utratę tej formy rozliczeń. To częsty błąd u rzemieślników i drobnych usługodawców, którzy nie sprawdzili dokładnie decyzji naczelnika urzędu skarbowego.

Jak zatrudniać pracowników na ryczałcie?

Przedsiębiorcy na ryczałcie ewidencjonowanym często zastanawiają się, czy pierwszy etat nie „zepsuje” im rozliczeń. Samo zatrudnienie nie odbiera prawa do ryczałtu. Zmienia jednak sposób patrzenia na koszty, bo nie możesz ich ująć w podatku tak jak przy skali czy liniówce.

Ryczałt liczysz od przychodu, więc pensja, składki ZUS pracownika czy szkolenia nie obniżą Twojego podatku dochodowego. Koszt zatrudnienia musi więc być pokryty z marży, którą generuje Twoja działalność, a realna rentowność firmy spada, choć sama kwota podatku ryczałtowego się nie zmieni.

Czy na ryczałcie można łączyć JDG z etatem pracownika?

Tak – możesz prowadzić JDG na ryczałcie i równocześnie zawrzeć z kimś umowę o pracę. Dla fiskusa ważne jest tylko to, że od przychodów z działalności płacisz ryczałt według stawek właściwych dla Twojej branży. Wynagrodzenia zatrudnionych osób nie wchodzą do podstawy opodatkowania jako koszty, więc wysokość ryczałtu pozostaje zależna wyłącznie od przychodu.

Dla Ciebie jako pracodawcy ma to bardzo konkretne konsekwencje. Jeśli rosną wynagrodzenia, a stawki ryczałtu pozostają takie same, realnie zmniejsza się zysk, który zostaje w firmie. Dlatego przy ryczałcie warto dokładnie policzyć, przy jakim poziomie przychodów zatrudnienie pierwszego pracownika jest bezpieczne finansowo.

Czy na ryczałcie można odliczyć koszty pracownika?

Podatnicy na ryczałcie nie rozliczają kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że nie odliczysz od podstawy podatku ani pensji, ani składek ZUS, ani wydatków na badania lekarskie czy kursy BHP. Cały ten wydatek jest Twoim realnym kosztem biznesowym, ale nie wpływa na podatek dochodowy.

W praktyce oznacza to, że każdy nowy etat trzeba finansować z przepływów gotówkowych firmy. Dla wielu osób jest to bodziec, by po przekroczeniu pewnej skali przejść z ryczałtu na zasady ogólne lub podatek liniowy, gdzie koszty wynagrodzeń mogą obniżać podstawę opodatkowania.

Przy ryczałcie podatek liczysz od całego przychodu, więc zatrudnienie nie zmniejszy obciążeń podatkowych, a jedynie zwiększy koszty stałe prowadzenia firmy.

Jak krok po kroku zatrudnić pracownika w JDG?

Gdy już wybierzesz formę umowy i sprawdzisz, czy Twoja forma opodatkowania na to pozwala, trzeba przejść przez konkretne etapy. Każdy z nich wynika z Kodeksu pracy i ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Poniżej znajdziesz uporządkowaną ścieżkę dla właściciela JDG zatrudniającego pierwszą osobę na umowę o pracę.

W przypadku umów cywilnoprawnych część kroków będzie prostsza (np. brak akt osobowych w pięciu częściach), ale nadal musisz pilnować zgłoszeń do ZUS i rozliczeń podatku.

Jakie dane pracownika możesz zebrać?

Punktem wyjścia jest pozyskanie danych kandydata. Nie możesz pytać o wszystko, co uznasz za „przydatne”. Katalog dopuszczalnych informacji określa art. 221 Kodeksu pracy. Dzięki temu unikasz naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie możesz żądać m.in.: imion i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i dotychczasowym zatrudnieniu, jeśli są potrzebne na danym stanowisku. Na etapie po przyjęciu do pracy możesz już wymagać adresu zamieszkania, numeru PESEL oraz danych dzieci w związku ze szczególnymi uprawnieniami rodzicielskimi.

Do kwestionariusza osobowego warto dołączyć dokumenty, które potwierdzają doświadczenie i kwalifikacje, na przykład:

• świadectwa pracy z poprzednich firm,
• dyplomy ukończenia szkół,
• certyfikaty branżowe,
• zaświadczenia o ukończonych kursach specjalistycznych.

Jak skierować pracownika na badania lekarskie?

Zanim dopuścisz nową osobę do pracy na etacie, musisz wysłać ją na wstępne badania lekarskie. Skierowanie powinno zawierać rodzaj badania profilaktycznego, nazwę stanowiska oraz informacje o czynnikach szkodliwych i warunkach uciążliwych na tym stanowisku wraz z wynikami pomiarów.

Badania odbywają się w godzinach pracy i na koszt pracodawcy. Orzeczenie lekarza medycyny pracy z wynikiem „zdolny do pracy” przechowujesz potem w aktach osobowych, w części A. Bez aktualnego orzeczenia nie wolno Ci dopuścić pracownika do wykonywania obowiązków.

Jak prawidłowo podpisać umowę o pracę?

Umowę o pracę trzeba zawrzeć na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Gdy zrobisz to ustnie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy musisz pisemnie potwierdzić ustalenia stron co do rodzaju umowy i jej warunków. W praktyce w małej firmie najlepiej od razu przygotować kompletną umowę do podpisu.

Dokument musi określać strony, datę zawarcia, rodzaj umowy (na okres próbny, czas określony, czas nieokreślony) oraz warunki pracy i płacy. Chodzi przede wszystkim o rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie wraz ze składnikami, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy. Na tej podstawie później rozliczasz czas pracy, urlopy i nadgodziny.

Jak zorganizować szkolenie BHP?

Przed dopuszczeniem do obowiązków musisz zapewnić pracownikowi szkolenie wstępne BHP. Obejmuje ono instruktaż ogólny i stanowiskowy, przygotowany według programu dla danej grupy stanowisk. Szkolenie odbywa się w godzinach pracy i na koszt pracodawcy, także wtedy gdy zatrudniasz pierwszą osobę w jednoosobowej firmie.

Po zakończeniu szkolenia pracownik podpisuje kartę szkolenia wstępnego. Kartę przechowujesz w aktach osobowych, w części B, razem z zaświadczeniami z kolejnych szkoleń okresowych. Częstotliwość szkoleń zależy od rodzaju pracy oraz poziomu zagrożeń na danym stanowisku.

Jakie informacje musisz przekazać w pierwszych 7 dniach?

W ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę masz obowiązek pisemnie poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia. Dotyczy to m.in. norm czasu pracy, przysługujących przerw, zasad przechodzenia między zmianami, sposobu potwierdzania obecności oraz zasad usprawiedliwiania nieobecności.

W informacji trzeba też wskazać częstotliwość wypłat wynagrodzenia, wymiar urlopu wypoczynkowego, reguły dotyczące nadgodzin i ich rekompensaty, obowiązującą procedurę rozwiązania stosunku pracy oraz informację o ewentualnych układach zbiorowych. Przy małej JDG często nie ma regulaminu pracy, wtedy część tych kwestii opisujesz w osobnym dokumencie informacyjnym.

Jakie obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego ma JDG?

Od momentu zatrudnienia stajesz się płatnikiem cudzych składek i zaliczek na podatek. To jeden z najbardziej wrażliwych obszarów, bo opóźnienia uderzają bezpośrednio w pracownika. Terminy są różne dla ZUS, mikrorachunku podatkowego i PPK, więc warto je z góry rozpisać.

Przy niewielkiej skali możesz samodzielnie wysyłać deklaracje przez PUE ZUS i e-Deklaracje. Wraz ze wzrostem liczby pracowników wielu właścicieli JDG przekazuje te obowiązki biuru rachunkowemu, ale formalna odpowiedzialność za rozliczenia i tak pozostaje po stronie przedsiębiorcy.

Jak zgłosić pracownika do ZUS?

Zgodnie z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych masz 7 dni od nawiązania stosunku pracy na zgłoszenie pracownika do ZUS. Robisz to na formularzu ZUS ZUA, obejmując go ubezpieczeniami społecznymi oraz zdrowotnym. Jeśli pracownik zgłasza członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, przesyłasz też druk ZUS ZCNA.

Co miesiąc przygotowujesz komplet dokumentów rozliczeniowych: deklarację ZUS DRA oraz raporty imienne, przede wszystkim ZUS RCA, a w razie potrzeby ZUS RSA i ZUS RPA. Składki wpłacasz na indywidualny rachunek składkowy do 20. dnia następnego miesiąca, jeśli jesteś typową JDG zatrudniającą pracowników.

Jak rozliczyć podatek od wynagrodzeń?

Jako pracodawca pobierasz zaliczkę na PIT od wypłacanego wynagrodzenia i przelewasz ją na swój mikrorachunek podatkowy. Termin płatności to 20. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni. Od 2020 roku nie ma już obowiązku składania miesięcznych deklaracji PIT-4, wystarczy prawidłowa wpłata zaliczek.

Po zakończeniu roku sporządzasz deklarację PIT-4R (dla urzędu skarbowego) i informacje PIT-11 dla każdego pracownika. Do urzędu wysyłasz je elektronicznie do 31 stycznia, a pracownik powinien otrzymać swoje PIT-11 najpóźniej do końca lutego następnego roku.

Jak obsłużyć PPK w małej JDG?

Jeśli w Twojej firmie obowiązują Pracownicze Plany Kapitałowe, masz obowiązek zapisać pracownika do programu nie wcześniej niż po 14 dniach zatrudnienia i nie później niż po upływie 3 miesięcy. Dotyczy to osób w wieku od 18 do 55 lat, objętych obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi, które nie zrezygnowały z PPK.

Rejestracji u wybranej instytucji finansowej dokonujesz do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym minęły 3 miesiące zatrudnienia. Co miesiąc musisz naliczyć i przekazać wpłaty PPK oraz wysłać deklarację z ich wykazaniem. Termin to 15. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni.

PPK w JDG to te same obowiązki co w dużej firmie – pierwszego pracownika zapisujesz i rozliczasz według identycznych terminów i formularzy.

Jak prowadzić akta osobowe i dokumentację pracowniczą?

Od chwili zatrudnienia na umowę o pracę masz obowiązek prowadzenia pełnych akt osobowych. Nawet jeśli jest to jedyny etat w firmie, struktura dokumentacji musi spełniać wymogi rozporządzeń do Kodeksu pracy. Akta dzielą się na pięć części oznaczonych literami A–E.

Osobno prowadzisz dokumentację dotyczącą czasu pracy, urlopów, wynagrodzeń i środków ochrony indywidualnej. Możesz robić to w formie papierowej lub elektronicznej, byle zachować wymagane okresy przechowywania i kompletność dokumentów.

Jak zbudować akta osobowe pracownika?

W części A gromadzisz dokumenty z etapu rekrutacji i przyjęcia do pracy. To między innymi kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, skierowanie na badania i orzeczenie lekarskie. W części B przechowujesz umowę o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenia zapoznania z BHP, ryzykiem zawodowym, regulaminem pracy oraz dokumenty dotyczące urlopów rodzicielskich czy podnoszenia kwalifikacji.

Część C dotyczy rozwiązania stosunku pracy. Trafiają tu wypowiedzenia, porozumienia stron, kopie świadectw pracy i dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia. W części D zamieszcza się odpisy zawiadomień o karach porządkowych, a w części E – informacje o kontroli trzeźwości lub badaniach na obecność substancji działających podobnie do alkoholu, jeśli do takich sytuacji dojdzie.

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą poza aktami osobowymi?

Odrębnie od akt osobowych trzeba prowadzić dokumenty związane z ewidencją czasu pracy i wypłatą świadczeń. W praktyce chodzi o harmonogramy, karty ewidencji godzin, wnioski urlopowe, listy płac, a także ewidencję przydziału odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej. Każdy z tych dokumentów może być później dowodem w sporze z pracownikiem lub podczas kontroli PIP.

W małej JDG dobrze sprawdzają się proste systemy kadrowo-płacowe online. Ułatwiają przechowywanie akt osobowych w formie elektronicznej, generowanie umów i list płac, a także ograniczają ryzyko błędu przy naliczaniu wynagrodzenia i składek.

Jak wypłacać wynagrodzenie i dbać o obowiązki okresowe?

Pracodawca ma obowiązek wypłacać pensję co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Wypłata za dany miesiąc powinna trafić do pracownika nie później niż do 10. dnia miesiąca następnego. To Ty wybierasz konkretny dzień, ale musisz go konsekwentnie dotrzymywać.

Przy rozliczaniu płac pamiętaj o obowiązującej płacy minimalnej. W 2023 roku wynosiła ona 4242 zł brutto od stycznia i 4300 zł brutto od lipca za pełen etat. Zaniżenie wynagrodzenia poniżej poziomu minimalnego naraża JDG na odpowiedzialność wykroczeniową i roszczenia pracownika.

Poza comiesięcznymi przelewami do ZUS i urzędu skarbowego dochodzą Twoje obowiązki roczne: wysyłka PIT-4R i PIT-11 do końca stycznia, przekazanie informacji pracownikom do końca lutego, a także przechowywanie zestawień składek i świadczeń. Przy jednym etacie to kilka terminów w kalendarzu. Przy większej liczbie pracowników staje się to pełnoprawnym procesem kadrowo-płacowym, który warto usystematyzować już na starcie.