Masz przed sobą ogłoszenie o pracę i zastanawiasz się, Jak napisać e-mail do rekrutera, żeby ktoś faktycznie otworzył Twoje CV. W kilku krokach możesz zamienić zwykłą wiadomość w profesjonalną wizytówkę. Z tego tekstu dowiesz się, jak ułożyć temat, treść i ton maila, by nie wylądował w koszu.
Jak przygotować się przed napisaniem maila?
Zanim wpiszesz pierwsze słowo, zatrzymaj się na chwilę. Sprawdź, z jakiego adresu piszesz i czy wygląda on poważnie. Najbezpieczniej użyć skrzynki opartej na imieniu i nazwisku, bez zdrobnień i pseudonimów, bo dziecinny login potrafi zniszczyć dobre pierwsze wrażenie.
Warto też jeszcze raz przeczytać ogłoszenie, do którego aplikujesz. Zwróć uwagę na nazwę stanowiska, ewentualny numer referencyjny, wymagane dokumenty oraz wskazany adres e-mail. Jeśli możesz, ustal imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za rekrutację, na przykład na stronie „Kariera” albo w serwisie biznesowym.
Przed wysłaniem maila dobrze jest wykonać szybki przegląd techniczny wiadomości i załączników:
- czy plik z CV ma czytelną nazwę, na przykład Imię_Nazwisko_CV
- czy wszystkie wymagane dokumenty są faktycznie dołączone
- czy tekst maila nie zawiera literówek ani błędów językowych
Jak zatytułować e-mail do rekrutera?
Czy krótki temat maila naprawdę może zdecydować o tym, czy ktoś go otworzy? Dla rekrutera, który widzi w skrzynce dziesiątki wiadomości, temat jest pierwszym filtrem. Jedno słowo „CV” albo pusty temat sprawiają, że Twoja wiadomość wtapia się w tło.
Najbezpieczniejszy schemat to połączenie nazwy stanowiska z Twoim imieniem i nazwiskiem. Jeśli w ogłoszeniu podano numer referencyjny, dodaj go zgodnie z instrukcją. Możesz też krótko wskazać mocny atut, na przykład obszar specjalizacji, zamiast ogólnego „dokumenty aplikacyjne”.
Żeby łatwiej było Ci ułożyć własny temat, możesz posłużyć się prostymi wzorami:
- Imię Nazwisko – aplikacja na stanowisko Specjalista ds. obsługi klienta
- Imię Nazwisko – Analityk danych – zgłoszenie na ofertę z zakładki Kariera
- Imię Nazwisko – aplikacja na stanowisko Kierownik działu HR
Co napisać w treści wiadomości?
Treść maila nie powinna być ani pusta, ani przesadnie rozbudowana. Dobrze, gdy mieści się w kilku krótkich akapitach, które jasno odpowiadają na pytania: kim jesteś, na jakie stanowisko aplikujesz, dlaczego piszesz właśnie tutaj i co dołączasz w załączniku.
Najprostszy szkielet wiadomości do rekrutera wygląda tak:
- grzeczne powitanie
- nawiązanie do konkretnego ogłoszenia albo działu firmy
- krótka autoprezentacja z odniesieniem do wymagań stanowiska
- informacja o załączonych dokumentach
- uprzejme zakończenie z danymi kontaktowymi
Przykładowa treść może wyglądać następująco: „Dzień dobry, piszę w odpowiedzi na ogłoszenie dotyczące stanowiska Specjalisty ds. logistyki, opublikowane na Państwa stronie internetowej. Od kilku lat pracuję w obszarze obsługi łańcucha dostaw, a w codziennej pracy łączę analizę danych z kontaktem z klientem. W załączniku przesyłam CV, w którym opisałem swoje doświadczenie i ukończone szkolenia. Dziękuję za poświęcony czas i będę wdzięczny za rozważenie mojej kandydatury. Z poważaniem, Imię Nazwisko, numer telefonu”. W ten sposób pokazujesz konkret, zamiast ogólników typu „jestem zmotywowany i chętny do nauki”.
Jak dostosować ton e-maila do firmy?
Ton wiadomości wiele mówi o tym, jak odnajdziesz się w danej organizacji. Inaczej pisze się do młodego startupu z luźnym językiem na stronie, a inaczej do międzynarodowej kancelarii czy urzędu. Zanim zaczniesz formułować mail, zobacz jak firma zwraca się do odbiorców w zakładce „O nas” lub w swoich ogłoszeniach.
Gdy tekst ofert i strona internetowa są utrzymane w formalnym stylu, wybierz zwroty „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie” lub „Szanowni Państwo” oraz pełne zdania bez skrótów. Jeśli firma komunikuje się na „ty” i używa bardziej swobodnego języka, możesz pozwolić sobie na nieco mniej sztywną formułę, zaczynając od „Dzień dobry” i unikając patetycznych zwrotów. W każdej wersji zrezygnuj z emotikonów, skrótów internetowych i potocznych określeń, bo mail rekrutacyjny pozostaje korespondencją zawodową.
Gdy piszesz po angielsku, przydadzą się klasyczne formy „Dear Sir or Madam” albo „Dear Mr/Ms + nazwisko” oraz proste zakończenia typu „Best regards”. Warto poprosić kogoś o sprawdzenie tekstu, ponieważ pojedynczy błąd językowy bywa widoczny bardziej niż Ci się wydaje.
Jak pisać do rekrutera w nietypowych sytuacjach?
Jak napisać e-mail do rekrutera, gdy nie ma aktywnego ogłoszenia lub gdy już była rozmowa? Schemat nadal pozostaje podobny, zmienia się jedynie cel wiadomości. Najważniejsze jest to, żeby każda z nich dawała konkretną wartość odbiorcy, a nie była jedynie suchym „przesyłam swoje CV”.
W praktyce najczęściej spotkasz się z kilkoma typami wiadomości do rekrutera:
- spontaniczna aplikacja bez ogłoszenia, w której krótko piszesz, czym się zajmujesz i w jakim obszarze mógłbyś wesprzeć firmę
- follow up po wysłaniu CV, wysłany po upływie pewnego czasu, z pytaniem o status rekrutacji i gotowością do przekazania dodatkowych informacji
- podziękowanie po rozmowie, gdzie dziękujesz za spotkanie oraz potwierdzasz zainteresowanie stanowiskiem
- wiadomość po otrzymaniu odmowy, zawierająca podziękowanie za informację i chęć uczestnictwa w przyszłych procesach
Przykładowo e-mail po rozmowie może wyglądać tak: „Dzień dobry Pani Anno, dziękuję za dzisiejszą rozmowę dotyczącą stanowiska Project Managera. Spotkanie jeszcze bardziej utwierdziło mnie w przekonaniu, że sposób prowadzenia projektów w Państwa firmie jest zgodny z moim doświadczeniem i stylem pracy. Jeśli potrzebne będą dodatkowe informacje z mojej strony, z przyjemnością je przekażę. Pozdrawiam serdecznie, Imię Nazwisko”. Taki krótki gest często sprawia, że rekruter po kilku dniach wciąż dobrze pamięta Twoją kandydaturę.
Artykuł powstał przy współpracy z dobrapisownia.pl.
Artykuł sponsorowany
