Zastanawiasz się, co to są koszty uzyskanie przychodu i jak wpływają na Twój podatek? W krótkich, prostych słowach wyjaśnię, jak działają te wydatki i kiedy możesz z nich skorzystać. Dzięki temu łatwiej podejmiesz decyzje finansowe w firmie albo jako pracownik.
Definicja kosztów uzyskania przychodu
Podstawowe pytanie brzmi: co to są koszty uzyskania przychodu? W ujęciu podatkowym są to wydatki poniesione po to, aby osiągnąć przychód z danego źródła albo utrzymać to źródło na dotychczasowym poziomie. Przychód pomniejszony o koszty daje dochód, a dopiero od dochodu oblicza się podatek dochodowy. Im wyższe koszty, tym niższa kwota, od której urząd skarbowy liczy podatek.
Ustawy o podatkach dochodowych wskazują ogólną definicję kosztu oraz zamkniętą listę wydatków, które mimo związku z działalnością nie mogą być kosztem podatkowym. Ten tak zwany katalog negatywny znajduje się w artykule dwudziestym trzecim ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w artykule szesnastym ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Od sposobu, w jaki ustawodawca go kształtuje, zależy zakres Twojej swobody w planowaniu wydatków firmowych.
Jakie wydatki mogą być kosztem?
Nie każdy wydatek związany z zarabianiem pieniędzy zostanie uznany przez fiskusa za koszt. Aby tak się stało, musi zostać spełnionych kilka warunków. Wydatek powinien być faktycznie poniesiony, mieć związek z prowadzoną działalnością lub konkretnym źródłem przychodu, mieć charakter ostateczny i być odpowiednio udokumentowany. Jego celem jest osiągnięcie, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów i jednocześnie nie może znajdować się w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów.
W praktyce do kosztów zaliczają się zarówno wydatki, które bezpośrednio przynoszą przychód, jak i te, które jedynie pośrednio go wspierają. Nie da się zwykle wskazać, że dana faktura spowodowała konkretną sprzedaż, ale jeśli wydatek jest racjonalny z biznesowego punktu widzenia, urzędy skarbowe co do zasady akceptują go jako koszt. Przykładem są płatności za lokal, sprzęt, usługi, które umożliwiają w ogóle prowadzenie działalności.
Do typowych kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorcy należą między innymi:
- utrzymanie i wyposażenie biura, w tym czynsz, media oraz drobne remonty,
- sprzęt i akcesoria do pracy, jak komputery, telefony, drukarki czy meble,
- usługi wspierające działalność, na przykład księgowość, doradztwo czy reklama.
Czego nie zalicza się do kosztów?
Istnieje grupa wydatków, które z góry są wyłączone z kosztów podatkowych, nawet gdy mają pośredni związek z prowadzoną działalnością. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wylicza je szczegółowo, dzięki czemu łatwiej ocenisz ryzyko zakwestionowania danego wydatku. Chodzi między innymi o wydatki o charakterze reprezentacyjnym, odsetki od zaległości podatkowych oraz część kosztów związanych z finansowaniem i ubezpieczeniem samochodów osobowych powyżej ustawowych limitów.
W praktyce dużo wątpliwości budzą wydatki na granicy sfery zawodowej i prywatnej, jak elegancka odzież czy sprzęt, który możesz wykorzystywać także poza firmą. Wtedy urzędy skarbowe dokładnie badają, czy wydatek nie ma przede wszystkim charakteru osobistego. Często dopiero dodatkowe elementy, na przykład trwałe oznaczenie logo firmy na garniturze używanym wyłącznie podczas wystąpień, pozwalają obronić jego związek z działalnością.
Do grupy wydatków, których zasadniczo nie zalicza się do kosztów podatkowych, zalicza się między innymi:
- reprezentację nastawioną głównie na budowanie wizerunku,
- odsetki i opłaty związane z nieterminowym regulowaniem zobowiązań publicznoprawnych,
- spłatę kapitału kredytów i pożyczek oraz część składek ubezpieczeniowych ponad ustawowe limity.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?
Nawet najlepiej uzasadniony biznesowo wydatek nie obniży podatku, jeśli nie jest właściwie udokumentowany. Za dzień poniesienia kosztu uznaje się zwykle datę wystawienia faktury, paragonu imiennego albo innego dowodu, na podstawie którego ujmujesz wydatek w ewidencji. Dokument musi jednoznacznie potwierdzać, kto kupuje, od kogo, co jest przedmiotem transakcji oraz jaka jest wartość zakupu.
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymienia rodzaje dowodów księgowych, które mogą stanowić podstawę ujęcia kosztu. W szczególnych sytuacjach dopuszczalne jest wystawienie tzw. dowodu wewnętrznego, na przykład przy rozliczaniu części opłat za media przypadających na działalność czy kosztów parkowania udokumentowanych biletem z parkomatu. Dokumenty powinny być sporządzone w języku polskim albo odpowiednio przetłumaczone.
Do najczęściej spotykanych dowodów dokumentujących koszty należą między innymi:
- faktury i rachunki wystawione przez kontrahentów,
- dokumenty celne i inne urzędowe potwierdzenia opłat,
- dowody wewnętrzne sporządzone przez przedsiębiorcę w sytuacjach wskazanych w przepisach.
Koszty uzyskania przychodu pracownika i zleceniobiorcy
Koszty uzyskania przychodu dotyczą nie tylko przedsiębiorców. Ma je także pracownik zatrudniony na umowę o pracę. W tym przypadku mają one charakter ryczałtowy i nie zależą wprost od faktycznie poniesionych wydatków. Pracodawca pomniejsza przychód pracownika o stałą kwotę kosztów, inną dla osoby mieszkającej w miejscowości zakładu pracy, a inną dla pracownika dojeżdżającego z innej miejscowości bez dodatku za rozłąkę.
Jeśli codzienne dojazdy są drogie, a posiadasz imienne bilety okresowe, możesz w zeznaniu rocznym uwzględnić koszty rzeczywiście poniesione, o ile są wyższe niż ryczałt. Podstawą są tu bilety na transport publiczny, jak autobus, pociąg, tramwaj czy prom. Z kolei osoby rozliczające przychody z umów zlecenia i o dzieło stosują procentowe koszty uzyskania przychodu, liczone jako część przychodu wskazana w ustawie o PIT. W przypadku twórców przenoszących prawa autorskie możliwe jest zastosowanie znacznie wyższych kosztów liczonych procentowo, do określonego rocznego limitu.
Są także źródła przychodu, przy których w ogóle nie uwzględnia się kosztów, na przykład ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wybór formy opodatkowania ma więc realne znaczenie dla tego, jak bardzo koszty obniżą Twoją daninę. Przykłady rozwiązań podatkowych i narzędzia pomocne przy planowaniu rozliczeń znajdziesz na stronie finna.pl.
Materiał powstał przy współpracy z https://finna.pl/
Artykuł sponsorowany
