Podpis elektroniczny jest narzędziem, którego wdrożenie może usprawnić szereg procesów w firmie. To proste i bezpieczne rozwiązanie generuje jednocześnie spore oszczędności. Dowiedz się, czym dokładnie jest e-podpis i do czego można go wykorzystać. Odkryj wszystkie jego zalety i sprawdź, jak go uzyskać.
Podpis elektroniczny i jego zastosowanie
E-podpisem nazywamy podpis składany przez osobę fizyczną na dokumentach w formie cyfrowej. Trzeba jednak pamiętać o tym, że podpis elektroniczny nie jest tym samym, co podpis zaufany. Ten ostatni bowiem możemy wykorzystywać jedynie podczas kontaktu z podmiotami administracji publicznej. Natomiast e-podpis ma znacznie szersze zastosowanie, także w biznesie. Podpiszemy nim m.in.:
-
umowy handlowe – wszelkiego rodzaju umowy sprzedaży, umowy o współpracy, umowy dostawy czy umowy leasingowe,
-
dokumentację kadrową – umowy o pracę, zlecenia, umowy o dzieło i in.,
-
dokumenty księgowe – faktury, rachunki, zestawienia i sprawozdania finansowe,
-
protokoły i raporty – protokoły z posiedzeń, wszelkiego typu raporty i inne dokumenty wewnętrzne,
-
oferty przetargowe – oferty w postępowaniach przetargowych, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym,
-
dokumenty prawne – pełnomocnictwa, oświadczenia, wnioski i inne dokumenty wymagające potwierdzenia autentyczności.
Jak działa e-podpis i jak go uzyskać?
Co ważne, opatrzone podpisem elektronicznym e-dokumenty pod względem prawnym niczym nie różnią się od tych drukowanych. Podpis składa się na nich przy pomocy specjalnego tabletu z warstwą biometryczną lub też platformy cyfrowej. Aby uzyskać taką możliwość, wystarczy wybrać jednego z działających na polskim rynku dostawców usług zaufania i skorzystać z jego oferty. Cały proces najczęściej odbywa się online. Sama platforma natomiast pozwala nam także na zdalne zarządzanie e-dokumentacją.
Korzyści z wdrożenia podpisu elektronicznego w filmie
Szeroko rozumiane oszczędności
Skąd wynikają oszczędności związane z wykorzystaniem e-podpisu? Brak konieczności drukowania i przesyłania dokumentów tradycyjnymi metodami to naprawdę spora oszczędność czasu, ale i pieniędzy, która przy okazji sprzyja środowisku naturalnemu. Oszczędność czasu wynika również z łatwości przeglądania, ale i wyszukiwania potrzebnych w danej chwili dokumentów. Co więcej, ponieważ cała dokumentacja gromadzona jest na jednej platformie, mamy do niej łatwy dostęp, bez konieczności przetrzymywania fizycznych danych w biurze. To zatem dodatkowa oszczędność miejsca.
Szybka wymiana umów
Chcąc zawrzeć umowę na odległość, możemy zrobić to wręcz błyskawicznie. Podpisanie umowy ogranicza się do złożenia na niej podpisu elektronicznego, a następnie przesłanie jej do kontrahenta, który również może złożyć na niej podpis cyfrowy. Cały proces przebiega bezproblemowo, bez pośredników i trwa zaledwie kilka chwil.
Maksymalne bezpieczeństwo
Podpis cyfrowy przez ekspertów określany jest mianem jednego z najbezpieczniejszych sposobów sygnowania dokumentów. Dzieje się tak dzięki szeregowi zabezpieczeń, których zastosowanie nie jest możliwe w odniesieniu do standardowego podpisu. Dokumenty z e-podpisem są szyfrowane i zabezpieczane certyfikatem cyfrowym.
Materiał zewnętrzny
