KSeF to system, który związany jest z krajowym obiegiem faktur. Warto dowiedzieć się na jego temat nieco więcej, a także zapoznać się z głównymi korzyściami, które wynikają z jego stosowania.
Czym jest KSeF?
KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to system elektroniczny, który jest zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową. Można go uznać za centralną bazę wszystkich wystawionych faktur. Dzięki KSeF możliwe jest wystawianie oraz odbieranie ustrukturyzowanej faktury online. Jego funkcjonowanie rozpoczęło się od pierwszego stycznia 2022 roku. Aktualnie korzystanie z niego jest dobrowolne, jednak wraz z upływem czasu ma się stać obowiązkowe.
Faktura elektroniczna
Za fakturę elektroniczną uznaje się każdy dokument wystawiony w formie elektronicznej, niezależnie od sposobu jej otrzymania oraz wystawienia, a także formatu, w jakim została zawarta. W ustawodawstwie nie zostały określone żadne cechy, jakie powinna zawierać faktura elektroniczna, dlatego w tym przypadku istnieje dowolności. Faktury online muszą być przede wszystkim zaakceptowane przez ich odbiorców, niezależnie od wybranego sposobu. Faktury elektroniczne różnią się także od faktur, które zostały przesłane drogą elektroniczną, ponieważ w tym przypadku mogło dojść na przykład do zeskanowania tradycyjnie wystawionej faktury.
Faktura ustrukturyzowana
W Krajowym Systemie e-Faktur pojawia się nowe pojęcie faktury ustrukturyzowanej, która różni się od faktur elektronicznych oraz faktur przekazywanych drogą elektroniczną. Nowy typ faktury wszedł do obiegu wraz z rozpoczęciem funkcjonowania KSeF. Rozwiązanie to zostało wprowadzone w odniesieniu do zmian podatkowych w szerokim zakresie. Fakturę ustrukturyzowaną można więc uznać za trzeci typ faktur, który funkcjonuje w obrocie krajowym. Faktury tego rodzaju wystawiane są w odniesieniu do konkretnego wzoru oraz są zintegrowane z oprogramowaniem KSeF. Obejmują zarówno obowiązkowe elementy, jak i pola do dodatkowego uzupełnienia.
Korzyści z KSeF
Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur możliwe jest usprawnienie obrotu pomiędzy poszczególnymi przedsiębiorcami, a także ułatwienie wykonywania rozliczeń. Wszystkie faktury są stworzone na podstawie tego samego wzoru, co sprawia, że łatwiejsze staje się ich analizowanie. Oprócz tego zmniejsza się ryzyko zniszczenia lub uszkodzenia faktur. Nie trzeba ich także przechowywać w formie fizycznej, ponieważ w systemie KSeF będą archiwizowane aż przez dziesięć lat. Ze wdrożeniem KSeF wiąże się również skrócenie terminu na otrzymanie zwrotu podatku VAT.
