Jest to rozwiązanie wychodzące naprzeciw wielu trudnościom przed jakimi stają współcześni przedsiębiorcy. Nic więc dziwnego, że w ostatnich latach znacznie wzrosło zainteresowanie tym tematem. Elektroniczny podpis, jak sama nazwa wskazuje, umożliwia złożenie elektronicznej formy podpisu na wszelkiego rodzaju dokumentach. Jest on całkowicie bezpieczny i zgodny z prawem – spełnia on wymagania formy pisemnej, która określona jest w Kodeksie Cywilnym.
Jakie problemy rozwiąże elektroniczny podpis?
Dzięki rozwojowi technologii obecnie dostępnych jest wiele usprawnień i rozwiązań, które znacznie ułatwiają nam życie – nie tylko prywatne, ale i zawodowe. Jednym z nich jest właśnie elektroniczny podpis, który swój sukces zawdzięcza przede wszystkim odpowiadaniu na realne problemy i niedogodności, których doświadczają współcześni przedsiębiorcy.
Jednym z nich jest aspekt związany z archiwizacją wszelkich firmowych dokumentów. Często dotarcie do konkretnych umów czy faktur po dłuższym czasie jest utrudnione, nawet gdy dbamy o dobrą organizację. Wynika to głównie z ilości dokumentacji, jaką posiada każde przedsiębiorstwo. Znalezienie interesującego nas dokumentu może zająć nam nawet długie godziny. Z pomocą przybywa elektroniczny podpis, który w większości przeznaczonych do niego systemów posiada wirtualne archiwum. Tam, za pomocą kilku kliknięć bez problemu znajdziesz potrzebny plik.
Szczególnie w przedsiębiorstwach, ciężko nie zgodzić się z popularnym przysłowiem: “Czas to pieniądz”. Współcześnie wiele procesów biznesowych znacznie wydłuża się na ostatnim etapie, np. podczas podpisywania ostatecznej umowy z klientem. Jest to spowodowane koniecznością wysyłania dokumentów pocztą, a następnie wymieniania się ich kopiami. W efekcie finalizacja umowy może przeciągnąć się nawet o kilka tygodni. Stosując elektroniczny podpis ta konieczność czekania na dotarcie dokumentów znika. Po podpisaniu dokumentu za pomocą e-podpisu trafia on na naszą skrzynkę mailową lub do systemu CRM w kilka minut czy nawet sekund.
Szukanie obszarów, w których można zaoszczędzić parę złotych jest istotną kwestią w każdym biznesie. Jeśli zależy ci na efektywnym gospodarowaniu pieniędzmi to wdrożenie elektronicznego podpisu może w tym temacie pomóc. Wiele przedsiębiorstw, które obecnie z niego nie korzystają wydają duże pieniądze na drukowanie setek dokumentów każdego dnia. Spora część budżetu idzie nie tylko na kupno papieru, ale także tonery do drukarek oraz sam sprzęt. Wdrażając elektroniczny podpis znacznie redukujesz te koszta.
Jak działa system umożliwiający złożenie elektronicznego podpisu?
Sama obsługa systemu obsługującego elektroniczny podpis jest bardzo prosta! W pierwszym kroku pracownik przedsiębiorstwa dodaje do niego umowę, do której dostęp otrzymuje klient. Dzieje się to za pomocą umieszczonego linka w wysłanym do niego mailu i haśle, które przychodzi na jego telefon. Cała procedura jest więc bardzo bezpieczna. Po zapoznaniu się z umową klient oświadcza, że się z nią zapoznał i podpisuje ją za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Na koniec każda ze stron otrzymuje podpisaną umowę w kilka minut.
