Elektroniczny obieg dokumentów to nowoczesne rozwiązanie, które znacznie ułatwia i przyspiesza procesy administracyjne zachodzące w firmie. Zarządzanie dokumentami staje się proste, a obieg informacji jest zautomatyzowany i zoptymalizowany. Korzyści płynące z zastosowania tego systemu jest mnóstwo. A jak działa elektroniczny obieg dokumentów i co wpływa na to, że jest tak skuteczny?
Co warto wiedzieć o elektronicznym obiegu dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie sprawia, że faktury i ich duplikaty, etykiety wysyłkowe, wnioski, a także wiele innych niezbędnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa dokumentów przechowywane są w formie elektronicznej. A to z kolei ułatwia ich wymianę pomiędzy pracownikami oraz partnerami biznesowymi.
Dostęp do wszystkich danych zawartych w elektronicznych dokumentach jest niezwykle łatwy. Nie trzeba tracić czasu na szukanie danej faktury w segregatorze czy martwić się tym, że się zgubi. Wystarczy wpisać jej numer, by odnaleźć ją w systemie. Ponadto tego typu procesy mogą przebiegać automatycznie, co pozwala pracownikom zająć się innymi zadaniami, tym samym zwiększając wydajność.
Firmy, które korzystają z obiegu dokumentów w formie elektronicznej, uważane są za nowoczesne i mają lepsze relacje z kontrahentami, ponieważ korzystanie z EOD zwiększa szybkość i bezpieczeństwo wymiany danych. Nie bez powodu mówi się, że czas to pieniądz, a elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala znacznie zmniejszyć koszty administracyjne.
Jak działa elektroniczny obieg dokumentów w firmie?
EOD pozwala przede wszystkim na tworzenie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Wystawianie dokumentów, przesyłanie ich do pracowników i partnerów, aktualizacja, archiwizacja czy skanowanie – wszystko to jest możliwe z poziomu systemu służącego do elektronicznego obiegu dokumentów.
Ważnym elementem systemu EOD jest technologia OCR (Optical Character Recognition), która pozwala w łatwy sposób skanować dokumenty i błyskawicznie stworzyć z nich wersję elektroniczną. Ponadto ułatwia również wyszukiwanie ich na podstawie optycznego rozpoznawania tekstu.
Zarządzać dokumentami pozwala repozytorium o przejrzystym i przyjaznym dla użytkownika interfejsie. Dzięki temu pracownikom znacznie łatwiej jest się nauczyć systemu, a następnie wygodnie w nim pracować. System jest też wydajny, a dzięki temu, niezależnie od liczby przetwarzanych dokumentów, wszystkie informacje dotrą na czas i do odpowiedniego odbiorcy.
Oprócz tego system elektronicznego obiegu dokumentów skonstruowany jest w taki sposób, by można było dostosować go do indywidualnych potrzeb każdej firmy. Jeśli w Twoim przedsiębiorstwie przesyłasz ogromną liczbę faktur i często wystawiasz ich duplikaty – system da się zoptymalizować pod kątem fakturowania. Albo gdy zawierasz dużą liczbę umów i chcesz usprawnić proces ich tworzenia, akceptacji czy podpisywania. Nic nie stoi na przeszkodzie, by poprawić także przebieg reklamacji, a przecież jest to niezwykle ważne, by wpłynąć na lojalność i satysfakcję klientów.
Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów pozytywnie wpłynie na rozwój Twojej firmy i pozwoli usprawnić Ci ogromną liczbę procesów. Dzięki temu zwiększysz wydajność pracy, a jednocześnie ułatwisz pracownikom wykonywanie ich obowiązków, co z pewnością pozytywnie wpłynie na ich zadowolenie. Jeśli chcesz, by Twoja firma była nowoczesna, skorzystaj z systemu EOD.
